Comment gérer une association : le guide complet

Le bureau directeur

Le bureau directeur – aussi appelé bureau – est responsable de la gestion quotidienne de l’association. Son rôle est de mettre en œuvre les décisions prises par l’AG.

Il est généralement composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Cependant, selon la taille et les besoins de l’association, d’autres rôles peuvent être inclus, tels que vice-président, secrétaire adjoint, etc.

Le président

Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il dirige l’association, convoque les assemblées et veille au bon fonctionnement de l’association selon ses statuts.

Le trésorier est responsable de la gestion du patrimoine de l’association. Il prépare les budgets et assure la comptabilité.

Une association doit-elle obligatoirement tenir une comptabilité ?

En France, la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation comptable par défaut aux associations. Cependant, la tenue d’une comptabilité structurée et transparente est communément considérée comme un impératif pour toute association “par nécessité démocratique et de bonne gestion” d’après le site associations.gouv.fr.

Dans certains cas précis, une association peut être obligée de tenir une comptabilité, par exemple si elle :

• a des statuts qui le lui impose;
• bénéficie d’un agrément d’une autorité administrative;
• reçoit des subventions;
• emploie au moins un salarié;
• exerce une activité économique, commerciale ou imposable (à l’IS ou à la TVA)

L’importance d’une comptabilité rigoureuse

La comptabilité d’une association est le reflet de son intégrité financière. Voici pourquoi une comptabilité bien tenue est essentielle :

• Transparence: Les membres de l’association, les donateurs et les éventuels bailleurs de fonds exigent une transparence totale concernant l’utilisation des ressources financières. Des comptes clairs et précis montrent que l’association utilise ses fonds de manière responsable.
• Planification et Budget: Une comptabilité rigoureuse permet de suivre avec précision les dépenses et les revenus, facilitant ainsi la création de budgets prévisionnels. Cela permet à l’association de planifier ses activités en fonction de ses capacités financières.
• Demandes de subventions: Beaucoup d’associations dépendent des subventions pour se financer. Les organismes qui accordent ces subventions exigent souvent de consulter les comptes de l’association pour s’assurer de sa bonne gestion.
• Conformité légale: même si certaines associations bénéficient d’un régime comptable allégé, elles doivent néanmoins respecter certaines obligations légales. Une comptabilité rigoureuse garantit que ces obligations sont respectées, évitant ainsi d’éventuelles sanctions.

Le rôle du comptable au sein de l’association

Le comptable est le gardien des finances de l’association. Sa mission dépasse souvent la simple saisie des opérations financières:

• Expertise et conseil: Grâce à sa formation et son expérience, le comptable apporte son expertise en matière financière. Il peut donner des conseils sur la gestion des dépenses, l’optimisation des ressources ou la recherche de nouvelles sources de financement.
• Relations avec les tiers: Le comptable peut être amené à interagir avec divers interlocuteurs externes, comme les banques, les organismes de subvention, ou les auditeurs.
• Élaboration des états financiers: À la fin de chaque exercice comptable, le comptable prépare les états financiers qui seront présentés lors de l’Assemblée Générale. Ces documents synthétiques reflètent la santé financière de l’association.
• Veille réglementaire: Le monde de la comptabilité est en constante évolution. Le comptable veille à ce que l’association reste en conformité avec les réglementations en vigueur.

Ainsi, la gestion comptable d’une association, bien que parfois perçue comme une tâche administrative, est en réalité un pilier central de son bon fonctionnement et de sa crédibilité vis-à-vis de l’extérieur.

Gestion stratégique

• Mission et Vision : Définir les objectifs à long terme de l’association et la manière dont elle compte les atteindre.
• Planification : Établir un plan stratégique pour guider l’association vers la réalisation de ses objectifs.

Gestion administrative

• Statuts : Rédiger et mettre à jour les règles fondamentales qui régissent l’association.
• Règlement intérieur : Préciser les modalités de fonctionnement interne.
• Documents : centraliser et conserver toute la documentation.

Gestion des ressources humaines

• Membres : Recrutement, intégration et fidélisation des membres.
• Bénévoles : Coordination, formation et reconnaissance du travail des bénévoles.
• Salariés (si applicable) : Recrutement, formation, évaluation et gestion des contrats.

Gestion financière

• Comptabilité : Tenue des comptes, suivi des dépenses et des recettes, maitrise de la situation fiscale.
• Recherche de financements : Subventions, dons, cotisations, emprunt bancaire et autres sources de financement.
• Budget : Élaboration et suivi du budget annuel.

Gestion des activités et projets

• Planification : Définition, organisation et suivi des activités et événements.
• Évaluation : Mesure de leur impact et leur réussite .

Gestion de la communication

• Promotion : Faire connaître l’association, ses missions et ses activités.
• Relations publiques : Gérer la relation avec les médias, les partenaires et le grand public.
• Communication interne : Assurer une bonne communication entre les membres, les bénévoles et les éventuels salariés.

Gestion juridique et conformité

• Respect des lois : Veiller à ce que l’association respecte toutes les lois et régulations applicables.
• Gestion des risques : Identifier et atténuer les risques potentiels auxquels l’association pourrait être confrontée.

Gestion technologique

• Outils en ligne : Utilisation de logiciels et plateformes pour faciliter la gestion.
• Présence numérique : Gestion du site web, des réseaux sociaux et des autres canaux numériques.

Gestion des partenariats

• Collaborations : Établissement de partenariats avec d’autres associations, entreprises ou entités pour renforcer les actions et la portée de l’association.

Le choix d’un logiciel de gestion n’est pas à prendre à la légère. Un outil adapté peut transformer la manière dont une association fonctionne, la rendant plus efficace et réactive.

• Automatisation des tâches : Finies les heures passées à saisir manuellement les données des membres ou à suivre les dépenses. Les fonctionnalités avancées des logiciels modernes permettent d’automatiser une grande partie de ces tâches, libérant du temps pour se concentrer sur la mission de l’association.
• Centralisation des informations : Plutôt que d’avoir des informations dispersées sur plusieurs fichiers ou dossiers, un bon logiciel offre un lieu central où toutes les données sont stockées et facilement accessibles.
• Mise à jour en temps réel : Les modifications apportées dans le logiciel, que ce soit l’ajout d’un nouveau membre ou la mise à jour d’un événement, sont instantanément disponibles pour tous les utilisateurs autorisés.
• Sécurité : Les logiciels de gestion modernes sont conçus avec la sécurité à l’esprit. Les données sensibles sont protégées, et des sauvegardes régulières garantissent que l’information ne soit pas perdue.

SportEasy propose une solution adaptée à l’ensemble de ces enjeux.

Les solutions en ligne, souvent appelées solutions cloud, offrent des avantages uniques pour les associations:

• Accessibilité : Qu’ils soient chez eux, au bureau de l’association ou en déplacement, les membres et les responsables peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment et de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet.
• Collaboration : Les outils en ligne favorisent la collaboration. Les membres peuvent travailler simultanément sur des documents, planifier des activités ensemble ou discuter en temps réel.
• Mises à jour automatiques : Contrairement aux logiciels traditionnels qui nécessitent des mises à jour manuelles, les outils en ligne sont généralement mis à jour automatiquement. Cela garantit que l’association bénéficie toujours des dernières fonctionnalités et améliorations.
• Coût : De nombreuses solutions en ligne fonctionnent sur un modèle d’abonnement. Cela signifie que l’association n’a pas à investir dans du matériel coûteux ou des licences logicielles onéreuses. De plus, de nombreux fournisseurs offrent des tarifs préférentiels ou une version gratuite pour les associations.

• Gestion des membres (CRM)
• Calendrier
• Paiements en ligne : adhésions, achats, évènements, dons,…
• Messagerie
• Comptabilité

En somme, alors que la gestion d’une association peut sembler complexe, les outils et logiciels en ligne d’aujourd’hui sont là pour simplifier et optimiser chaque aspect de l’administration et de l’organisation.